Intakeformulier voor tattoo’s: de vragen die je stelt voordat je tekent

Een intakeformulier voor een tattoo verzamelt wat een artiest moet weten voordat hij ja zegt, een prijs noemt of begint met tekenen. Een goed formulier scheelt je een reeks vervolgberichten en helpt klanten hun idee goed te doordenken. Dit artikel zet de vragen op een rij die ertoe doen, de vragen die je kunt overslaan, en hoe je het formulier kort genoeg houdt dat mensen het op een telefoon ook echt afmaken.

Aanvraagformulier, intakeformulier, toestemmingsformulier

Drie formulieren lopen vaak door elkaar:

• Aanvraag- of boekingsformulier: het eerste contact. Wat de klant wil, waar, hoe groot en wanneer.
• Intakeformulier: de details die je nodig hebt om te ontwerpen en een prijs te noemen. Vaak ingevuld voor of tijdens het gesprek.
• Toestemmingsformulier: op de dag zelf ondertekend, waarin de klant bevestigt dat hij de behandeling en nazorg begrijpt en gezondheidsvragen beantwoordt.

Veel shops combineren de eerste twee online en regelen de toestemming op papier of een tablet op de dag zelf. Dit artikel gaat over de vragen voor aanvraag en intake.

De belangrijkste vragen

Over het idee

• Beschrijf je idee in je eigen woorden
• Referentiebeelden: twee tot vijf, met een notitie over wat de klant aan elk mooi vindt
• Stijl: fineline, blackwork, traditional, realisme, of “weet ik niet”
• Kleur of zwart-grijs
• Is het een cover-up of een aanvulling op een bestaande tattoo? Zo ja, een foto van de plek

Over plek en formaat

• Plek op het lichaam
• Ongeveer het formaat in centimeters, of een foto van de plek met een ruwe omtrek
• Eerste tattoo? Een ja verandert hoe je het proces uitlegt

Over de praktische kant

• Voorkeursartiest, of “geen voorkeur”
• Budget, als bandbreedte
• Beschikbaarheid: dagen van de week, of “flexibel”
• Contactgegevens: naam, e-mail, telefoon

Dat zijn ongeveer twaalf velden. Genoeg om de meeste aanvragen zonder vervolgvraag te beoordelen.

Vragen die je kunt weglaten

• Een lange lijst ja/nee-gezondheidsvragen bij de aanvraag; bewaar die voor het toestemmingsformulier op de dag zelf
• Volledig adres en geboortedatum voordat je de aanvraag zelfs maar hebt geaccepteerd
• Open “vertel iets over jezelf”-velden die niemand invult

Elk extra veld verlaagt het aantal mensen dat het formulier afmaakt. Vraag alleen wat je nu nodig hebt.

Gezondheidsvragen en persoonsgegevens

Sommige gezondheidsinformatie doet ertoe bij tatoeëren, zoals huidaandoeningen, allergieën, zwangerschap of medicijnen die het genezen beïnvloeden. Die informatie is gevoelig. Goede gewoontes:

• Stel gezondheidsvragen alleen als ze nodig zijn, meestal op het toestemmingsformulier op de dag zelf
• Leg uit waarom je het vraagt
• Bewaar formulieren veilig en beperk wie ze kan zien
• Bewaar ze niet langer dan nodig, volgens de regels in je land
• Noemt een klant een medische aandoening, raad dan aan eerst met de arts te overleggen

In de EU en het Verenigd Koninkrijk vallen gezondheidsgegevens onder strengere privacyregels. Dit is geen juridisch advies; vraag je brancheorganisatie of een adviseur wat voor jou geldt.

Maak het formulier makkelijk in te vullen

• Gebruik duidelijke labels en voorbeelden: “bijv. binnenkant onderarm, ongeveer 10 cm”
• Laat mensen beelden direct uploaden in plaats van ze later te mailen
• Houd de meeste velden kort; gebruik een paar keuzelijsten voor stijl, kleur en artiest
• Zeg wat er daarna gebeurt: “We reageren binnen een paar werkdagen”
• Toon je regels voor de aanbetaling naast het formulier

Test het zelf op je telefoon. Duurt het langer dan een paar minuten, schrap dan iets.

Een voorbeeldformulier, veld voor veld

Hier is een compact formulier dat je kunt aanpassen:

1. Artiest: keuzelijst met namen, plus “geen voorkeur”
2. Je idee: tekstveld, met het voorbeeld “Een fineline pioenroos met een klein bijtje”
3. Stijl: keuzelijst (fineline, blackwork, traditional, realisme, anders, weet ik niet)
4. Kleur: kleur, zwart-grijs of open voor advies
5. Plek: tekstveld, met het voorbeeld “Buitenkant bovenarm”
6. Formaat: tekstveld in centimeters, met het voorbeeld “ongeveer 12 x 8 cm”
7. Referentiebeelden: uploaden, tot vijf
8. Cover-up of aanvulling? Ja of nee, met een optionele foto
9. Budget: een paar bandbreedtes om uit te kiezen
10. Beschikbaarheid: doordeweeks, weekend of flexibel
11. Contact: naam, e-mail en telefoon

Zet onder het formulier een korte notitie met je regels voor de aanbetaling en wanneer klanten antwoord kunnen verwachten.

Gebruik de antwoorden goed

Met een complete aanvraag beslis je snel: ja, nee, of “ja, maar iets groter”. Antwoord met een duidelijke volgende stap, zoals een datum voor een gesprek, een prijsindicatie of een aanbetalingslink. Past de aanvraag niet bij je stijl, dan helpt een kort, vriendelijk nee met een suggestie de klant en beschermt het je reputatie. Over het hele proces schreven we in tattoo-afspraken online boeken en over gemiste afspraken voorkomen in no-shows en late afzeggingen.

Het intakeformulier bij OnlineTattoo.art

Elke site van OnlineTattoo.art heeft een boekingsformulier voor tattoo-afspraken met de belangrijkste vragen hierboven: artiest, idee, plek en formaat, kleur of zwart-grijs, referentiebeelden uploaden, budget en beschikbaarheid. Aanvragen gaan naar de juiste artiest. Online aanbetalen, agenda’s per artiest en herinneringen zijn in ontwikkeling als uitbreiding Boekingen; zie de uitbreidingen op de prijzenpagina. Digitale toestemmingsformulieren zitten vandaag niet in OnlineTattoo.art.

Waar het formulier hoort

Zet het formulier op je eigen website, gelinkt vanaf elke artiestenpagina, je flashpagina en je socialmediabio. Een formulier op je eigen domein wekt vertrouwen en houdt klanten bij jou. Maakt je huidige site dit lastig, dan zit het bij een tattoo website laten maken bij OnlineTattoo.art er vanaf het begin in.

Checklist

• Idee, referenties, stijl, kleur
• Plek, formaat, cover-up of aanvulling
• Artiest, budgetbandbreedte, beschikbaarheid, contactgegevens
• Gezondheidsvragen alleen op het toestemmingsformulier, zorgvuldig
• Kort, geschikt voor telefoon, met beelden uploaden
• Duidelijke volgende stap en zichtbare regels voor de aanbetaling

Zo werkt het bij OnlineTattoo.art →