Aanbetaling voor een tattoo: zo stel je duidelijke regels op

Een aanbetaling voor een tattoo is een bedrag dat de klant vooraf betaalt om een afspraak vast te leggen. Het dekt je tekentijd, beschermt je agenda tegen no-shows en gaat meestal van de eindprijs af. Een aanbetaling werkt alleen als de regels eromheen duidelijk zijn. Deze gids helpt je regels op te stellen die eerlijk zijn voor jou en makkelijk te accepteren voor klanten.

Waarom tattooshops een aanbetaling vragen

Maatwerk begint lang voor de sessie. Je bespreekt het idee, maakt een ontwerp en blokt tijd in je agenda. Komt een klant niet opdagen, dan is die tijd weg, en had een andere klant de plek vaak graag gehad. Een aanbetaling maakt een boeking een afspraak aan twee kanten: de klant heeft iets betaald, jij hebt tijd gereserveerd.

Aanbetalingen filteren ook aanvragen. Wie nog twijfelt, betaalt meestal niet, dus de boekingen die overblijven zijn serieuzer. Hoe het hele proces loopt, lees je in tattoo boeken met aanbetaling: hoe werkt het. Dit artikel gaat over de regels zelf.

Stap 1: bepaal het bedrag

Er is niet één goed bedrag. Veelgebruikte aanpakken:

• Een vast bedrag voor kleine stukken en flash, zodat klanten vooraf weten wat ze betalen
• Een percentage van de geschatte prijs voor groter maatwerk
• Het bedrag van één sessie voor projecten over meerdere sessies, zoals sleeves of rugstukken

Houd het eenvoudig. Eén regel per soort werk is makkelijker uit te leggen dan een tabel vol uitzonderingen. Wat je ook kiest: het hoort ongeveer te passen bij de tijd die je vóór de sessie investeert, zoals overleg en tekenen.

Stap 2: bepaal wanneer de aanbetaling betaald wordt

De meeste shops vragen de aanbetaling nadat ze een aanvraag hebben geaccepteerd, niet bij binnenkomst. Zo neem je alleen geld aan voor werk dat je echt wilt doen, en weet de klant dat de datum of periode klopt. Zet een betaaltermijn, bijvoorbeeld binnen een paar dagen, waarna de plek weer vrijkomt.

Stap 3: schrijf de regels voor wijzigingen

Hier beginnen de meeste misverstanden. Je regels beantwoorden:

• Verzetten: mag de klant de afspraak verzetten, hoe vaak en met hoeveel opzegtermijn? Veel shops staan één keer verzetten toe binnen een vaste termijn, en de aanbetaling gaat mee naar de nieuwe datum.
• Afzeggen: vervalt de aanbetaling of krijgt de klant hem terug? De meeste shops houden hem in bij kort van tevoren afzeggen, omdat die tijd moeilijk te vullen is.
• No-show: wat gebeurt er als de klant niet komt en niets laat weten?
• Als jij afzegt: klanten willen weten dat je de aanbetaling terugbetaalt of meeneemt als de shop moet afzeggen, bijvoorbeeld door ziekte.
• Ontwerpwijzigingen: telt een grote wijziging van het idee na het tekenen als een nieuw ontwerp?

Kijk welke consumentenregels in jouw land gelden, vooral rond terugbetalen en het annuleren van diensten. Twijfel je, vraag het dan aan een adviseur of je brancheorganisatie; dit artikel is geen juridisch advies.

Stap 4: zeg waarvoor de aanbetaling dient

Maak duidelijk dat de aanbetaling van de eindprijs afgaat. Klanten betalen makkelijker als ze begrijpen dat het geen extra kosten zijn. Vervalt de aanbetaling bij een no-show, zeg dat dan gewoon. Een kort voorbeeld helpt: “Een aanbetaling van [bedrag] legt je datum vast en gaat van de eindprijs af.”

Stap 5: zet de regels waar klanten ze zien

Regels die alleen in een DM verschijnen nadat de klant ernaar vraagt, leiden tot discussie. Zet ze:

• Op je boekingspagina, direct naast het formulier
• In het bericht of de mail met de betaallink
• Kort in je veelgestelde vragen
• Op de bevestiging die de klant na betaling krijgt

Klanten horen de regels te zien voordat ze betalen. Dat is eerlijker, en het scheelt je uitleg in elk gesprek.

Zo werken aanbetalingen bij OnlineTattoo.art

Elke site van OnlineTattoo.art heeft een tattoo boekingssysteem met aanvraagformulier dat vraagt naar idee, plaatsing, formaat en referentiebeelden. Online aanbetalen is in ontwikkeling als uitbreiding Boekingen: je accepteert een aanvraag, stuurt een aanbetalingslink, de klant betaalt online en de aanbetaling gaat van de eindprijs af. Betalingen komen dan rechtstreeks op je eigen Mollie- of Stripe-account; wij nemen geen commissie. De stand van de uitbreidingen zie je op de prijzenpagina bij uitbreidingen.

Tot die tijd gebruiken veel shops het boekingsformulier voor complete aanvragen en sturen ze een betaallink via hun bestaande betaalprovider.

Aanbetalingen en cadeaubonnen

Klanten willen soms een aanbetaling doen met een cadeaubon, of een tattoo cadeau geven zonder het ontwerp te kennen. Een cadeaubon die je voor een aanbetaling kunt gebruiken lost allebei op. Bij OnlineTattoo.art komen tattoo-cadeaubonnen als uitbreiding, in te wisselen voor een sessie of in je webshop.

Als klanten om een uitzondering vragen

Vroeg of laat vraagt iemand om een uitzondering: een noodgeval in de familie, ziekte, een gemiste trein. Bepaal vooraf hoeveel ruimte je geeft, en pas dat consequent toe. Veel shops houden de geschreven regel aan en gebruiken hun gezonde verstand bij echte noodgevallen, bijvoorbeeld door de aanbetaling één keer zonder discussie mee te nemen. Wat je ook besluit, zet een korte notitie bij de boeking zodat het hele team weet wat er is afgesproken. Consequent zijn maakt regels eerlijk voor elke klant.

Voorbeeldregels om aan te passen

• Een aanbetaling legt je afspraak vast en gaat van de eindprijs af
• Kleine stukken en flash: vaste aanbetaling; maatwerk: aanbetaling op basis van de schatting
• Betaal binnen een vast aantal dagen nadat we je aanvraag accepteren, anders komt de plek vrij
• Eén keer gratis verzetten met voldoende opzegtermijn; de aanbetaling gaat mee
• Kort van tevoren afgezegd of niet gekomen: de aanbetaling vervalt
• Moeten wij afzeggen, dan verzetten we je afspraak of betalen we je aanbetaling terug

Vul de bedragen en termijnen in die bij jouw shop passen. Link daarna vanaf je boekingspagina en je veelgestelde vragen naar de regels, zodat de vragen niet meer één voor één binnenkomen.

Zo werkt het bij OnlineTattoo.art →